Privacy e Cookie Policy

Ultimo aggiornamento: 27/10/2025

1. Informazioni Legali e Contitolari del Trattamento

Contitolare 1

Studio Synapse di Fabrizio Mainardi di Pescia

Libero Professionista con Partita IVA

Via Coste di Lagolo, 12 – 38076 Madruzzo (TN) Italia

Partita IVA: 13965140968

Email: info@studiosynapse.net

Contitolare 2

SWIPE S.R.L.

Società a Responsabilità Limitata

Corso Orbassano 336 – 10137 Torino (TO) Italia

Partita IVA: 03849010040

Codice Fiscale: 03849010040

Rappresentante Legale: Matteo Maletto

Email: info@swipe.it

Accordo di Contitolarità ai sensi dell'Art. 26 GDPR

Ai sensi dell’articolo 26 del GDPR, Studio Synapse di Fabrizio Mainardi e SWIPE S.R.L. sono contitolari del trattamento in quanto determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali nell’ambito dei servizi AI4Lead.

Responsabilità specifiche dei Contitolari:

Studio Synapse di Fabrizio Mainardi di Pescia: Responsabile dello sviluppo tecnologico della piattaforma, della sicurezza dell’infrastruttura, della gestione dei server e dell’integrazione con le API Gmail
SWIPE S.R.L.: Responsabile delle attività commerciali, del customer support, della gestione degli abbonamenti e della comunicazione con i clienti

Punto di Contatto Unico per gli Interessati:

Per tutte le richieste relative al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti GDPR:

Email: privacy@ai4lead.com

Indirizzo postale: c/o SWIPE S.R.L., Corso Orbassano 336 – 10137 Torino (TO) Italia

Data Protection Officer (DPO)

I Contitolari hanno nominato congiuntamente un Data Protection Officer:

Email: dpo@ai4lead.com

Indirizzo postale: c/o SWIPE S.R.L., Corso Orbassano 336 – 10137 Torino (TO) Italia

2. Introduzione

La privacy e la sicurezza dei dati sono di fondamentale importanza per AI4Lead (di seguito “AI4Lead”, “noi”, “nostro/a”, “la Piattaforma” o “il Servizio”). Ci impegniamo a garantire che tutte le misure tecniche e organizzative adottate rispettino rigorosamente i diritti alla protezione dei dati degli utenti.

La presente Privacy Policy descrive come AI4Lead raccoglie, elabora, archivia e protegge i dati personali forniti nel contesto dell’utilizzo dei nostri servizi di email marketing automation e cold outreach B2B.

Per “dati personali” si intendono tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile ai sensi dell’art. 4 del GDPR.

Questa Privacy Policy si applica all’elaborazione dei dati personali effettuata su AI4Lead.com e attraverso tutti i nostri servizi, e integra i nostri Termini e Condizioni d’Uso.

Utilizziamo i dati personali esclusivamente in conformità con:

Il Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 (il “GDPR“)
Il Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018)
La Direttiva ePrivacy (2002/58/CE) e sue implementazioni nazionali
Le normative nazionali applicabili in materia di protezione dei dati personali

3. Utilizzo delle API Google e Accesso ai Dati Gmail

3.1 Ambito di Applicazione delle API Google

AI4Lead utilizza le Gmail API di Google per fornire funzionalità avanzate di email marketing automation e cold outreach B2B. L’accesso ai dati del tuo account Gmail avviene esclusivamente tramite il protocollo OAuth 2.0 e solo dopo aver ottenuto il tuo consenso esplicito e informato.

3.2 Scopes Gmail Richiesti e Finalità Specifiche

AI4Lead richiede i seguenti permessi (scopes) per accedere ai dati del tuo account Google:

Scope Gmail	Finalità Specifica	Base Giuridica
https://www.googleapis.com/auth/gmail.send	Invio automatico di email di cold outreach e sequenze di follow-up tramite il tuo account Gmail collegato	Consenso esplicito (art. 6(1)(a) GDPR)
https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly	Lettura delle email ricevute per tracciare risposte alle campagne, gestire conversazioni e applicare logiche di stop automatico	Consenso esplicito (art. 6(1)(a) GDPR)
https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify	Applicazione di etichette (label) personalizzate per organizzare email delle campagne e gestione stato conversazioni	Consenso esplicito (art. 6(1)(a) GDPR)
https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels	Creazione e gestione etichette personalizzate per categorizzare e organizzare le tue campagne email	Consenso esplicito (art. 6(1)(a) GDPR)
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email	Identificazione univoca del tuo account email per configurazione servizio e prevenzione conflitti	Esecuzione contratto (art. 6(1)(b) GDPR)
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.profile	Accesso informazioni base profilo per personalizzazione esperienza utente e supporto tecnico	Legittimo interesse (art. 6(1)(f) GDPR)

3.3 Come AI4Lead Accede, Utilizza e Archivia i Dati Gmail

Protocollo di Accesso Sicuro:

Tutti gli accessi avvengono tramite connessioni HTTPS/TLS 1.3
Utilizzo esclusivo di token OAuth 2.0 crittografati con AES-256
Rate limiting applicato per simulare comportamento umano (max 50 email/ora per account)
Rotazione automatica dei token di refresh ogni 6 mesi per sicurezza aggiuntiva

Utilizzo Specifico dei Dati Gmail:

Cold Email Automation (B2B Only):
- Invio personalizzato di email di first outreach verso contatti business
- Gestione sequenze multi-step di follow-up automatizzate
- Applicazione logiche di timing intelligenti per ottimizzare deliverability
- Limitazione: Solo indirizzi email business/professionali (es: nome.cognome@azienda.com)

Response Tracking e Conversation Management:
- Monitoraggio automatico risposte per attivazione/disattivazione sequenze
- Identificazione thread conversazioni per mantenere contesto
- Classificazione tipologia risposta (interesse, disinteresse, out-of-office)
- Minimizzazione dati: Solo metadati necessari, nessun contenuto completo email

Email Warming e Deliverability Optimization:
- Invio automatico email di warming tra account collegati
- Simulazione pattern di interazione umana per migliorare reputation
- Monitoraggio metriche deliverability (bounce rate, spam score)
- Finalità: Prevenire finire in spam e mantenere alta deliverability

Campaign Analytics e Performance Tracking:
- Raccolta metriche aggregate: open rate, response rate, conversion rate
- Analisi pattern comportamentali per ottimizzazione timing invio
- Generazione report performance per singola campagna
- Dati anonimizzati: Statistiche aggregate senza identificazione individuale

Archiviazione e Conservazione Dati Gmail:

Token OAuth 2.0: Crittografati AES-256, conservati per durata collegamento account
Metadati Email: Solo informazioni essenziali (Message-ID, timestamp, etichette, stato lettura)
Contenuti Email: Non archiviati permanentemente sui nostri server
Dati Analitici: Conservati in forma aggregata e anonimizzata per 2 anni
Localizzazione: Server esclusivamente nell’Unione Europea

Periodo di Conservazione Specifico:

Tipologia Dato	Periodo Conservazione	Finalità
Token OAuth 2.0	Durata collegamento account + 30 giorni	Servizio tecnico
Metadati campagne	90 giorni dalla conclusione campagna	Analytics e supporto
Statistiche aggregate	24 mesi	Miglioramento servizio
Log di sicurezza	12 mesi	Sicurezza e audit

3.4 Conformità Google API Services User Data Policy

Limitazione d’Uso Assoluta:
- I dati Gmail sono utilizzati esclusivamente per le funzionalità di AI4Lead descritte
- Divieto assoluto di utilizzo per scopi diversi dall’email marketing automation
- Nessuna condivisione con terze parti per finalità commerciali, pubblicitarie o di ricerca
Divieto Totale di Trasferimento a Terzi:
- Non vendiamo, affittiamo o trasferiamo mai i dati Gmail a terze parti
- Nessun utilizzo per pubblicità personalizzata, profilazione comportamentale o ricerche di mercato
- Condivisione limitata solo per fornitori tecnici essenziali (hosting, security) con rigorosi DPA
Proibizione Utilizzo Pubblicitario:
- Zero utilizzo dei dati Gmail per mostrare pubblicità personalizzate
- Nessuna creazione di profili pubblicitari basati sui dati Gmail
- Divieto di cross-referencing con altri database per finalità marketing
Accesso Umano Strettamente Controllato:
- Consenso esplicito utente per caso d’uso specifico (es. debug tecnico su richiesta)
- Necessità di sicurezza documentata (es. indagine su attività sospette con notifica utente)
- Obblighi legali imposti da autorità competenti
- Dati aggregati/anonimizzati per analisi statistiche interne
Controlli di Accesso Umano:
- Autenticazione multi-fattore obbligatoria per personale autorizzato
- Audit log completo di tutti gli accessi con timestamp e finalità
- Principio least privilege: Accesso solo ai dati minimali necessari
- Formazione privacy annuale obbligatoria per personale con accesso
- Background check per personale con accesso a dati sensibili
Sicurezza Tecnica Avanzata:
- Crittografia end-to-end per tutte le trasmissioni (TLS 1.3)
- Crittografia at-rest con chiavi AES-256 gestite tramite HSM
- Network segmentation e firewall applicativi (WAF)
- Intrusion detection e monitoring 24/7
- Backup crittografati con test di recovery trimestrali

3.5 Meccanismi di Revoca Accesso Gmail

Dashboard AI4Lead:

- Pannello “Account Email Collegati” > “Disconnetti Gmail”
- Revoca immediata con conferma via email

Google Account Settings:

- Visita myaccount.google.com/permissions
- Rimuovi l’applicazione “AI4Lead” dalla lista

Richiesta Diretta:

- Email a privacy@ai4lead.com con oggetto “REVOCA ACCESSO GMAIL”
- Elaborazione entro 24 ore con notifica di conferma

Conseguenze della Revoca:

- Invalidazione immediata di tutti i token OAuth 2.0
- Stop automatico di tutte le campagne email attive
- Cancellazione dati entro 30 giorni (salvo obblighi legali)
- Conservazione metadati necessari per fatturazione fino a termine contrattuale

4. Dati Personali Raccolti e Trattati

4.1 Dati Raccolti durante la Registrazione e Utilizzo Servizio

Dati Identificativi Personali:

Nome, cognome, indirizzo email principale
Numero di telefono (opzionale)
Paese di residenza/attività

Dati Aziendali/Professionali:

Ragione sociale o denominazione studio/attività
Indirizzo sede legale/operativa
Partita IVA (se applicabile)
Codice fiscale (solo per fatturazione clienti italiani)
Settore di attività
Dimensioni azienda (numero dipendenti)

Dati di Accesso e Sicurezza:

Username/login univoco
Password (memorizzata con hashing bcrypt a 12 round)
Autenticazione multi-fattore (quando attivata)
Indirizzo IP di registrazione e accessi
User agent e fingerprinting browser per sicurezza

Dati di Pagamento:

Elaborati esclusivamente da Stripe (certificato PCI-DSS Level 1)
Non memorizziamo numeri completi carte di credito sui nostri server
Conserviamo solo: ultime 4 cifre, scadenza, metodo pagamento, paese emissione
Dati fatturazione: indirizzo fatturazione, codice destinatario SDI (Italia)

4.2 Dati Raccolti durante l'Utilizzo della Piattaforma

Dati Tecnici e di Navigazione:

Log di accesso con timestamp, IP, geolocalizzazione approssimativa
Dati di navigazione: pagine visitate, tempo permanenza, click tracking
Informazioni device: browser, sistema operativo, risoluzione schermo
Cookie tecnici e analitici (vedi sezione Cookie Policy)

Dati delle Campagne Email:

AI4Lead tratta i seguenti dati relativi alle tue attività di email marketing:

Template e contenuti email creati sulla piattaforma
Sequenze di follow-up e logiche di automazione configurate
Statistiche campagne: invii, aperture, click, risposte, bounce, unsubscribe
Dati warming: Metriche deliverability, reputation score, performance invio
Configurazioni account: Firma email, orari invio, limiti giornalieri

4.3 Dati di Terze Parti (Liste Contatti)

IMPORTANTE: AI4Lead non dispone di un database contatti nativo. La gestione delle liste contatti avviene come segue:

Modalità di Gestione:

Import temporaneo delle liste dall’utente per esecuzione campagne
Elaborazione just-in-time senza archiviazione permanente
Cancellazione automatica entro 90 giorni dalla conclusione campagna
Nessuna condivisione tra utenti diversi della piattaforma

Tipologie Dati Contatti Accettati:

Solo dati B2B: Nome, cognome, email aziendale, azienda, ruolo professionale
Divieto assoluto dati B2C: Email personali (@gmail, @yahoo, @hotmail, etc.)
Controllo automatico: Filtro anti-consumer email con blocco invio
Fonti legittime: LinkedIn, siti web aziendali, database B2B verificati

Responsabilità dell’Utente:

Conformità GDPR per raccolta e utilizzo dati contatti
Base giuridica valida (consenso o legittimo interesse per B2B)
Rispetto normative anti-spam (CAN-SPAM, Direttiva ePrivacy)
Gestione opt-out e richieste cancellazione

4.4 Dati Sensibili Non Ammessi

Categorie Particolari Vietate (Art. 9 GDPR):

Dati sanitari, genetici, biometrici
Informazioni su orientamento sessuale, religione, opinioni politiche
Dati relativi a origine razziale/etnica
Informazioni su condanne penali o reati

Misure di Prevenzione:

Controlli automatici sui contenuti caricati
Alert sistema per rilevamento potenziali dati sensibili
Cancellazione immediata se accidentalmente ricevuti
Formazione utenti su tipi di dati non ammessi

5. Finalità del Trattamento e Basi Giuridiche

I tuoi dati personali vengono trattati per le seguenti finalità, ciascuna associata a una specifica base giuridica conforme al GDPR:

5.1 Trattamenti Basati su Esecuzione del Contratto (Art. 6(1)(b) GDPR)

Fornitura del Servizio AI4Lead:

Creazione e gestione del tuo account utente
Accesso alle funzionalità di email marketing automation
Integrazione e gestione account Gmail collegati
Invio email di cold outreach tramite le nostre API
Generazione report e analytics delle campagne
Supporto tecnico e customer care

Gestione Amministrativa:

Elaborazione pagamenti e gestione abbonamenti
Emissione fatture e gestione contabilità
Comunicazioni contrattuali obbligatorie
Gestione modifiche/cancellazioni abbonamento

5.2 Trattamenti Basati su Consenso (Art. 6(1)(a) GDPR)

Accesso Dati Gmail (OAuth 2.0):

Connessione al tuo account Gmail tramite API Google
Invio email tramite il tuo account Gmail aziendale
Lettura metadati email per tracking risposte
Gestione etichette e organizzazione email

Marketing e Comunicazioni:

Invio newsletter con aggiornamenti prodotto
Comunicazioni promozionali su nuove funzionalità
Inviti a webinar, eventi, case study
Richieste di feedback e testimonianze

Cookie Non Tecnici:

Cookie analitici per miglioramento esperienza utente
Cookie di personalizzazione contenuti
Cookie di social media (se abilitati)

5.3 Trattamenti Basati su Legittimo Interesse (Art. 6(1)(f) GDPR)

Sicurezza e Prevenzione Frodi:

Monitoraggio accessi sospetti e attività anomale
Prevenzione utilizzi impropri della piattaforma
Protezione da bot, spam e tentativi di hacking
Backup di sicurezza e disaster recovery

Miglioramento del Servizio:

Analisi utilizzo piattaforma per ottimizzazioni
Test A/B su funzionalità e interfacce
Raccolta metriche performance e stabilità
Sviluppo nuove funzionalità basate su usage patterns

Marketing Diretto B2B:

Solo per contatti business: Invio comunicazioni commerciali a email aziendali
Legitimate Interest Assessment: Valutazione documentata per ogni tipologia di comunicazione
Opt-out sempre disponibile: Possibilità di opposizione immediata
Proporzione e necessità: Solo comunicazioni pertinenti al ruolo professionale

5.4 Trattamenti Basati su Obblighi Legali (Art. 6(1)(c) GDPR)

Adempimenti Fiscali e Contabili:

Conservazione documenti fiscali (10 anni per normativa italiana)
Registrazione fatture e corrispettivi
Adempimenti IVA e dichiarazioni fiscali
Comunicazioni periodiche obbligatorie

Obblighi Privacy e Sicurezza:

Gestione richieste esercizio diritti GDPR
Notifiche data breach al Garante (entro 72h se applicabile)
Conservazione log accessi per sicurezza (12 mesi)
Adempimenti segnalazioni autorità competenti

Compliance Settoriale:

Rispetto normative anti-spam nazionali
Conformità regolamenti email marketing
Adempimenti relativi a comunicazioni elettroniche
Registri trattamenti e valutazioni d’impatto

5.5 Valutazione del Legittimo Interesse (Legitimate Interest Assessment)

Per tutti i trattamenti basati su legittimo interesse, AI4Lead ha condotto specifica Legitimate Interest Assessment (LIA) documentando:

Test di Necessità:

- Il trattamento è necessario per raggiungere l’obiettivo?
- Esistono modi meno invasivi per raggiungere lo stesso risultato?
- Il trattamento è proporzionato rispetto al beneficio?

Test di Bilanciamento:

- Quali sono i diritti e libertà dell’interessato?
- L’interessato può ragionevolmente aspettarsi questo trattamento?
- Il nostro interesse prevale sui diritti dell’interessato?

Misure di Tutela:

- Minimizzazione dei dati raccolti
- Trasparenza completa nelle informative
- Opt-out facile e immediato
- Misure di sicurezza robuste

Documentazione LIA disponibile su richiesta a: privacy@ai4lead.com

6. Condivisione Dati con Terze Parti e Sub-Responsabili

6.1 Principi Generali di Non Condivisione

AI4Lead NON vende, affitta o trasferisce mai i tuoi dati personali a terze parti per scopi commerciali, pubblicitari o di marketing.

Tutti i nostri fornitori terzi sono selezionati con rigorosi criteri di sicurezza e conformità GDPR, e agiscono esclusivamente come sub-responsabili del trattamento sulla base di specifici Data Processing Agreement (DPA).

6.2 Categorie di Sub-Responsabili e Finalità

Infrastruttura Cloud e Hosting:

Fornitore: Hetzner/DigitalOcean/AWS Europa/Altro provider europeo
Finalità: Hosting server, database, backup sicuri
Localizzazione: Esclusivamente datacenter UE
Garanzie: Certificazione ISO 27001, SOC 2, crittografia at-rest

Elaborazione Pagamenti:

Fornitore: Stripe Inc. (certificato PCI-DSS Level 1) o Circuito bancario
Finalità: Gestione pagamenti con carta di credito e bonifici
Dati condivisi: Solo dati fatturazione necessari per transazione
Garanzie: Standard Contractual Clauses (SCC), crittografia end-to-end

Servizi Email Transazionali:

Fornitore: Google/Resend/SendGrid//Altro servizio invio email
Finalità: Invio email di sistema (conferme, reset password, fatture)
Dati condivisi: Email address, nome utente, contenuto email di servizio
Garanzie: Server UE, crittografia TLS 1.3, retention limitata

Analytics e Monitoraggio:

Fornitore: Plausible Analytics/Matomo – privacy-focused/Altro servizio di analytics
Finalità: Statistiche utilizzo sito web (IP anonimizzati)
Dati condivisi: Dati di navigazione aggregati e anonimizzati
Garanzie: No cross-site tracking, no profiling, dati anonimizzati

Customer Support:

Fornitore: Intercom/Zendesk con server UE/Altro servizio di ticketing
Finalità: Gestione ticket supporto e chat assistenza
Dati condivisi: Email, nome, cronologia conversazioni supporto
Garanzie: Crittografia conversazioni, accesso limitato solo a supporto

Security e Monitoring:

Fornitore: Cloudflare/Sentry con configurazione privacy/Altro servizio di security
Finalità: Protezione DDoS, monitoring errori, sicurezza applicativa
Dati condivisi: Log tecnici anonimizzati, metriche performance
Garanzie: IP hashing, log retention limitata, dati tecnici minimali

6.3 Trasferimenti Extra-UE e Garanzie Adeguate

Principio: Tutti i server di produzione e database sono situati esclusivamente nell’Unione Europea.

Quando Necessari Trasferimenti Extra-UE:

Solo per sub-responsabili con funzioni tecniche limitate e con le seguenti garanzie:

Decisioni di Adeguatezza:

- Paesi riconosciuti dalla Commissione Europea (UK, Svizzera, Canada)

Standard Contractual Clauses (SCC) 2021:

- Nuove SCC approvate dalla Commissione Europea
- Valutazione case-by-case della normativa locale
- Misure supplementari quando necessarie

Certificazioni Riconosciute:

- EU-U.S. Data Privacy Framework (per fornitori USA certificati)
- Binding Corporate Rules (BCR) per gruppi multinazionali
- Codici di condotta approvati dalle autorità UE

Elenco Attuali Trasferimenti Extra-UE:

Stripe Inc. (USA): EU-U.S. Data Privacy Framework + SCC
Google LLC (per Gmail API): EU-U.S. Data Privacy Framework + SCC
Copia delle garanzie disponibile su richiesta: privacy@ai4lead.com

6.4 Quando Condividiamo i Dati (Eccezioni Limitate)

Consenso Esplicito:

Tu richiedi specificamente la condivisione
Amministratore del tuo account autorizza la divulgazione
Integrazione con servizi terzi da te selezionati

Obblighi Legali:

Ordini tribunale, citazioni, mandati di perquisizione
Richieste autorità governative o regolatorie
Indagini su attività illegali documentate
Adempimenti fiscali verso amministrazioni finanziarie

Protezione Diritti:

Difesa in procedimenti giudiziari
Protezione da frodi o abusi della piattaforma
Tutela sicurezza utenti e integrità servizio
Applicazione dei nostri Termini di Servizio

Operazioni Aziendali Straordinarie:

Fusioni, acquisizioni, cessioni aziendali
Solo dopo informativa preventiva 30 giorni
Con garanzia continuità protezione dati
Possibilità opt-out prima del trasferimento

7. Periodi di Conservazione Dati

AI4Lead applica il principio di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione, mantenendo i dati personali solo per il tempo strettamente necessario alle finalità di trattamento.

7.1 Dati Account e Servizio

Tipologia Dati	Periodo Conservazione	Base Giuridica	Note
Dati identificativi account	Durata abbonamento + 3 anni	Esecuzione contratto / Legittimo interesse	Gestione controversie, riattivazioni
Dati di pagamento	Durata abbonamento + 10 anni	Obblighi legali fiscali	Solo metadati (non numeri completi)
Credenziali accesso	Durata account + 90 giorni	Esecuzione contratto	Password hashate, cancellazione su richiesta
Preferenze utente	Durata account + 1 anno	Legittimo interesse	Miglioramento esperienza utente

7.2 Dati Gmail e OAuth

Tipologia Dati	Periodo Conservazione	Cancellazione	Note
Token OAuth 2.0	Durata collegamento account	Immediata su revoca	Crittografati AES-256
Metadati campagne Gmail	90 giorni dalla conclusione	Automatica	Solo dati tecnici necessari
Statistiche aggregate	24 mesi	Anonimizzazione	Performance e analytics
Log sicurezza Gmail	12 mesi	Automatica	Solo per audit e sicurezza

7.3 Dati Liste Contatti

Tipologia Dati	Periodo Conservazione	Modalità Gestione	Note
Liste contatti importate	MAX 90 giorni dalla conclusione campagna	Cancellazione automatica	Nessun database nativo permanente
Risultati campagne	180 giorni	Aggregazione e anonimizzazione	Solo statistiche performance
Opt-out e suppressions	Permanente	Lista esclusioni globale	Prevenzione reinvii indesiderati
Dati warming	30 giorni dal completamento	Cancellazione automatica	Solo per deliverability

7.4 Dati Marketing e Comunicazioni

Tipologia Dati	Periodo Conservazione	Gestione Opt-Out	Note
Consenso newsletter	3 anni dall’ultimo engagement	Revoca immediata disponibile	Secondo best practice email marketing
Dati marketing B2B	3 anni dalla raccolta	Opt-out immediato	Solo email professionali
Cronologia opposizioni	5 anni	Registro permanente	Garanzia non recontatto
Preferenze comunicazione	Durata consenso + 1 anno	Modificabile sempre	Personalizzazione comunicazioni

7.5 Dati Legali e Compliance

Tipologia Dati	Periodo Conservazione	Base Normativa	Note
Documenti fiscali	10 anni	D.P.R. 600/73 italiano	Fatture, ricevute, registrazioni
Contratti e DPA	10 anni dalla cessazione	Codice Civile	Termine prescrizione ordinaria
Log audit GDPR	5 anni	Accountability GDPR	Dimostrazioni conformità
Data breach records	5 anni	Linee guida EDPB	Documentazione incidenti

7.6 Cancellazione Automatica e Procedure

Sistema di Retention Management:

Scheduler automatizzati per cancellazione dati scaduti
Alert preventivi 30 giorni prima della scadenza
Log cancellazioni per audit trail completo
Backup sicuri con stessi limiti retention

Procedura di Cancellazione Sicura:

Identificazione dati scaduti tramite automated scans
Anonimizzazione dei dati non critici per analytics
Cancellazione crittografica con sovrascrittura sicura
Certificazione cancellazione con timestamp e hash verification
Audit periodici per verifica completezza

Richieste Anticipate di Cancellazione:

Procedura rapida: Elaborazione entro 30 giorni
Verifica identità per prevenire cancellazioni fraudolente
Informazione preventiva su dati che devono rimanere per legge
Conferma completamento con dettaglio dati cancellati

8. Localizzazione Server e Sicurezza Dati

8.1 Hosting Dati nell'Unione Europea

Tutti i server di produzione e database AI4Lead sono situati esclusivamente nell’Unione Europea:

Datacenter Primari:

Località: Norimberga, Germania – Helsinky, Finlandia (Hetzner) / Francoforte, Germania (AWS Europa)
Certificazioni: ISO 27001, SOC 2 Type II, PCI DSS Level 1
Ridondanza: Multi-AZ con failover automatico
Uptime SLA: 99.9% garantito con monitoraggio 24/7

Datacenter Backup:

Località: Amsterdam, Paesi Bassi / Dublino, Irlanda
Finalità: Disaster recovery e replica geografica sicura
Frequenza sync: Real-time per dati critici, daily per archivi
Test recovery: Mensili con documentazione completa

8.2 Architettura di Sicurezza Multi-Livello

Sicurezza di Rete:

Firewall perimetrale con regole whitelist-only
Web Application Firewall (WAF) con protezione OWASP Top 10
DDoS Protection con mitigazione automatica fino a 10 Gbps
Network segmentation con VPC isolate per servizi critici
Intrusion Detection System (IDS) con alert real-time

Sicurezza Applicativa:

Input validation su tutti i campi utente con sanitization
Output encoding per prevenzione XSS e injection attacks
CSRF protection con token unici per sessione
Rate limiting intelligente per prevenzione abuse
Security headers completi (HSTS, CSP, X-Frame-Options)

Autenticazione e Controllo Accessi:

Multi-Factor Authentication (MFA) disponibile per tutti gli utenti
Single Sign-On (SSO) tramite OAuth 2.0 / SAML 2.0
Role-Based Access Control (RBAC) con principio least privilege
Session management sicuro con timeout automatico
Password policy robusta con controllo compromised passwords

8.3 Crittografia e Protezione Dati

Crittografia in Transito:

TLS 1.3 obbligatorio per tutte le comunicazioni
Perfect Forward Secrecy con rotazione chiavi automatica
Certificate pinning per prevenzione man-in-the-middle
HSTS preload per forzare connessioni sicure

Crittografia at Rest:

AES-256 per tutti i database e file storage
Chiavi crittografiche gestite tramite Hardware Security Module (HSM)
Key rotation automatica ogni 90 giorni
Transparent Data Encryption a livello database

Gestione Sicura Credenziali:

Password hashing con bcrypt (12+ rounds) + salt univoci
Token OAuth crittografati con chiavi separate per servizio
Secrets management tramite vault crittografati (HashiCorp Vault)
API keys rotation automatica con zero-downtime

8.4 Monitoring e Incident Response

Security Operations Center (SOC):

Monitoraggio 24/7/365 con team dedicato sicurezza
SIEM (Security Information Event Management) con correlazione automatica eventi
Threat intelligence integrata con indicatori di compromissione
Vulnerability scanning automatizzato con remediation prioritaria

Incident Response Plan:

Team risposta incidenti con escalation procedures definite
Playbook automatizzati per tipologie incident comuni
Timeline di risposta: Detection <5min, Containment <30min, Recovery <4h
Comunicazione: Notifica clienti entro 24h se impatto su dati personali

Audit e Compliance:

Penetration testing trimestrale da società esterne indipendenti
Vulnerability assessment continuo con remediation SLA
Audit log immutabili per tutte le azioni su dati sensibili
Compliance checks automatizzati per GDPR, ISO 27001

8.5 Backup e Business Continuity

Strategia di Backup 3-2-1:

3 copie dei dati: produzione + 2 backup
2 tipologie media diverse: SSD locale + cloud storage crittografato
1 copia off-site geograficamente distante (AZ diversa)

Backup Schedule:

Real-time replication per dati critici (database transazionali)
Snapshot ogni 4 ore per file system e configurazioni
Full backup giornaliero con retention 30 giorni
Monthly archive con retention 12 mesi per compliance

Disaster Recovery:

RTO (Recovery Time Objective): < 4 ore per servizi critici
RPO (Recovery Point Objective): < 15 minuti per dati transazionali
Test DR trimestrali con documentazione completa
Failover automatico con switch DNS per continuità servizio

9. I Tuoi Diritti sulla Protezione dei Dati

In conformità con il GDPR e la normativa italiana sulla privacy, hai ampi diritti relativi ai tuoi dati personali. AI4Lead garantisce procedure rapide e trasparenti per l’esercizio di tutti i tuoi diritti.

9.1 Diritto di Accesso (Art. 15 GDPR)

Cosa puoi ottenere:

Conferma se stiamo trattando i tuoi dati personali
Copia gratuita di tutti i tuoi dati in nostro possesso
Informazioni dettagliate su: finalità, categorie dati, destinatari, periodi conservazione
Origine dei dati quando non raccolti direttamente da te
Esistenza di processi decisionali automatizzati (se applicabili)

Come esercitarlo:

Self-service: Dashboard Account > Privacy > “Esporta i miei dati”
Email: privacy@ai4lead.com con oggetto “RICHIESTA ACCESSO DATI”
Chat supporto: Tramite widget sito con identificazione sicura
Tempi di risposta: Massimo 30 giorni, tipicamente entro 7 giorni lavorativi.

9.2 Diritto di Rettifica (Art. 16 GDPR)

Cosa puoi ottenere:

Correzione di dati personali inesatti o incompleti
Aggiornamento di informazioni obsolete
Integrazione di dati mancanti rilevanti

Come esercitarlo:

Dashboard utente: Modifica diretta in Impostazioni Account
Richiesta assistita: privacy@ai4lead.com con dettagli delle correzioni
Supporto telefonico: Per modifiche complesse che richiedono assistenza

Elaborazione: Immediata per modifiche self-service, entro 72 ore per richieste assistite.

9.3 Diritto alla Cancellazione "Diritto all'Oblio" (Art. 17 GDPR)

Quando applicabile:

I dati non sono più necessari per le finalità originali
Revochi il consenso e non esiste altra base giuridica
Ti opponi al trattamento senza motivi legittimi prevalenti
I dati sono stati trattati illecitamente
Cancellazione richiesta per adempimento obblighi legali

Limitazioni (quando NON possiamo cancellare):

Obblighi fiscali: Dati fatturazione (10 anni per legge italiana)
Difesa legale: Dati necessari per controversie in corso
Sicurezza: Log essenziali per prevenzione frodi
Archivio pubblico: Dati per ricerca storica/statistica

Procedura:

Richiesta motivata: privacy@ai4lead.com specificando categoria dati
Valutazione legale: Verifica applicabilità diritto vs obblighi
Cancellazione certificata: Con conferma timestamp e hash verification
Comunicazione terzi: Notifica a eventuali sub-responsabili

Tempi: 30 giorni con comunicazione preventiva su eventuali limitazioni.

9.4 Diritto alla Limitazione del Trattamento (Art. 18 GDPR)

Quando applicabile:

Contesti l’accuratezza dei dati (limitazione durante verifica)
Il trattamento è illecito ma preferisci limitazione a cancellazione
I dati ci servono più ma sono necessari per tue azioni legali
Ti sei opposto al trattamento (limitazione durante bilanciamento interessi)

Cosa comporta:

Conservazione sicura senza ulteriore elaborazione
Blocco automatico di email marketing e comunicazioni
Sospensione analytics e profilazione automatica
Comunicazione preventiva prima di rimuovere limitazione

Gestione tecnica: Flag automatico nel database con blocco immediato delle elaborazioni.

9.5 Diritto alla Portabilità dei Dati (Art. 20 GDPR)

Dati trasferibili:

Dati che hai fornito attivamente (non dati derivati da analytics)
Trattamenti basati su consenso o contratto
Elaborazione effettuata con mezzi automatizzati

Formato di esportazione:

JSON strutturato per massima interoperabilità
CSV per dati tabulari (liste campagne, statistiche)
API diretta per integrazioni con altre piattaforme (su richiesta)
Documentazione schema per facilitare import su altri servizi

Cosa ottieni:

Dati account: Profilo, configurazioni, preferenze
Campagne email: Template, sequenze, configurazioni (non dati terze parti)
Statistiche personali: Performance tue campagne (aggregati)
Cronologia abbonamenti: Fatture, pagamenti, modifiche piano

Cosa NON include:

Dati delle liste contatti (di proprietà dei titolari originali)
Dati derivati da algoritmi interni (scoring, predictions)

Informazioni commerciali riservate (template predefiniti, algoritmi)

9.6 Diritto di Opposizione (Art. 21 GDPR)

Opposizione Generale:

Trattamenti basati su legittimo interesse (con motivazioni specifiche)
Valutazione bilanciamento interessi caso per caso
Possibile continuazione solo per motivi legittimi prevalenti o difesa diritti

Opposizione Marketing Diretto (assoluta):

Efficace immediata senza necessità motivazione
Stop totale email marketing, newsletter, comunicazioni promozionali
Mantenimento nelle liste opt-out per 5 anni (prevenzione recontatto)
Eccezione: Comunicazioni tecniche essenziali per servizio

Come opporsi:

Unsubscribe link: In ogni email marketing inviata
Dashboard preferenze: Controllo granulare per categoria comunicazione
Email diretta: privacy@ai4lead.com con tipologia opposizione

Opt-out universale: Blocco totale di tutte le comunicazioni non essenziali

9.7 Diritto di Reclamo all'Autorità di Controllo (Art. 77 GDPR)

Se ritieni che i tuoi diritti privacy non siano rispettati, puoi presentare reclamo a:

Garante per la Protezione dei Dati Personali (Italia):

Indirizzo: Piazza Venezia, 11 – 00187 Roma
Tel: +39 06.696771 | Fax: +39 06.69677.3785
Email: garante@gpdp.it
PEC: protocollo@pec.gpdp.it
Web: garanteprivacy.it
Reclamo online: Modulo disponibile sul sito web

Autorità Europea (per reclami cross-border):

European Data Protection Board (EDPB): edpb.europa.eu

Procedure One-Stop-Shop: Per servizi digitali multi-country

9.8 Diritto di Definire Istruzioni Post-Mortem (Art. 40-bis D.Lgs. 196/2003)

Cosa puoi fare:

Definire istruzioni generali per conservazione/cancellazione dati dopo morte
Nominare fiduciario digitale per gestione account
Specificare trattamento per categorie specifiche di dati
Modificare/revocare istruzioni in qualsiasi momento

Come definire istruzioni:

Sezione dedicata in Dashboard Account > Privacy > Istruzioni Posthume
Documento formale inviato a privacy@ai4lead.com
Testamento digitale tramite servizi specializzati riconosciuti

9.9 Come Esercitare i Tuoi Diritti

Canali Disponibili:

Portale Self-Service (Raccomandato):

Dashboard Account > Privacy & Data Rights
Gestione autonoma per la maggior parte delle richieste
Esecuzione immediata senza attese

Email Dedicata Privacy:

Indirizzo: privacy@ai4lead.com
Oggetto specifico: Inserire tipo richiesta (es: “RICHIESTA CANCELLAZIONE DATI”)
Documento identità: Allegare per verifica sicura

Supporto Chat/Ticket:

Widget sito web: Con escalation automatica a team privacy
Centro assistenza: help.ai4lead.com

Posta Ordinaria:

Indirizzo: c/o SWIPE S.R.L., Corso Orbassano 336 – 10137 Torino (TO)
Attenzione: Data Protection Officer
Raccomandata A.R. per richieste particolarmente sensibili

Informazioni da Includere:

Nome e cognome completi
Email account AI4Lead
Tipo di richiesta specifica
Motivazione (per opposizione e cancellazione)
Documento identità per verifica sicurezza

Tempi di Risposta Garantiti:

Richieste self-service: Immediate
Richieste assistite semplici: 7 giorni lavorativi
Richieste complesse: 30 giorni (con comunicazione intermedia)
Casi eccezionali: Proroga 60 giorni con giustificazione

Costi:

Prima richiesta per tipologia: Gratuita
Richieste ripetute eccessive: Possibile contributo amministrativo
Copia dati aggiuntive: €10 per elaborazione manuale

10. Cold Email B2B e Conformità GDPR

10.1 Legittimità del Cold Email B2B in Europa

AI4Lead permette l’invio di cold email B2B nel pieno rispetto del GDPR, basandosi sui principi stabiliti dal Recital 47 e dall’art. 6(1)(f) del Regolamento.

Base Giuridica: Legittimo Interesse per B2B

Il GDPR riconosce esplicitamente che “il trattamento di dati personali per finalità di marketing diretto può essere considerato effettuato per un interesse legittimo”, specialmente quando esiste una relazione commerciale pertinente tra mittente e destinatario.

10.2 Requisiti di Conformità per Cold Email B2B

Legitimate Interest Assessment (LIA) per Cold Email:

AI4Lead ha condotto una specifica valutazione dell’interesse legittimo per le attività di cold email B2B:

Test di Legittimità:

- ✅ Interesse commerciale documentato: Promuovere servizi di email marketing automation
- ✅ Pertinenza professionale: Email inviate solo a professionisti che possono beneficiare dei servizi
- ✅ Valore per destinatario: Soluzioni che possono migliorare efficienza business

Test di Necessità:

- ✅ Metodo necessario: Cold email è il canale più efficace per raggiungere decision makers
- ✅ Non sostituibile: Social media o advertising hanno targeting meno preciso
- ✅ Proporzionalità: Volume limitato e personalizzazione alta

Test di Bilanciamento:

- ✅ Aspettativa ragionevole: Email professionali suggeriscono apertura a comunicazioni business
- ✅ Impatto limitato: Email singola non invasiva con opt-out immediato
- ✅ Misure di tutela: Targeting preciso, personalizzazione, rispetto immediate opposizioni

10.3 Distinzione Fondamentale B2B vs B2C

Cold Email B2B (PERMESSO con Legittimo Interesse):

✅ Email professionali consentite:

nome.cognome@azienda.com
ruolo@azienda.com (es: marketing@azienda.com)
info@azienda.com (per piccole aziende)

✅ Contenuto business-relevant:

Offerte di servizi pertinenti al ruolo professionale
Soluzioni per problemi aziendali specifici
Inviti a eventi/webinar del settore

✅ Controlli automatici AI4Lead:

Filtro domini aziendali: Solo domini aziendali verificati
Blocco domini consumer: Automatico blocco @gmail, @yahoo, @hotmail, etc.
Verifica ruoli professionali: Controllo coerenza email/ruolo dichiarato

Cold Email B2C (VIETATO senza Consenso Preventivo):

❌ Email personali vietate:

marco.rossi@gmail.com
utente123@yahoo.it
Qualsiasi email personale/consumer

❌ Contenuto consumer:

Offerte prodotti per uso personale
Comunicazioni non legate ad attività professionale

10.4 Requisiti Tecnici e di Contenuto

Trasparenza dell’Identità:

Mittente chiaramente identificato: Nome, azienda, ruolo
Indirizzo fisico completo: Sede legale/operativa dal sito web in firma
Contatti diretti: Email e/o telefono per comunicazioni
Firma email professionale: Con tutti i dettagli aziendali

Spiegazione dell’Interesse Legittimo:

Template obbligatorio: “Ti contatto perché [spiegazione pertinenza professionale]”
Fonte dei dati: “Ho trovato il tuo contatto su [LinkedIn/sito web aziendale]”
Valore proposto: Chiara spiegazione di come il servizio può beneficiare l’azienda

Opt-Out Immediato e Semplice:

Unsubscribe link in ogni email (tecnicamente funzionante)
Reply con “STOP” elaborato automaticamente entro 24h
Istruzioni chiare: “Rispondi STOP per non ricevere più email”

Elaborazione immediata: Rimozione effettiva entro 24 ore

10.5 Limitazioni e Controlli di AI4Lead

Volume Limits per Deliverability e Compliance:

Massimo 30 email/giorno per account
Rate limiting intelligente: Distribuzione temporale delle email

Controlli Automatici Anti-Spam:

Content analysis: Rilevamento contenuti spam con blocco invio
Blacklist domains: Blocco automatico domini problematici
Bounce management: Rimozione automatica email non valide
Reputation monitoring: Sospensione account con metriche negative

Geographical Restrictions:

Paesi con restrizioni maggiori: Alert speciali per Danimarca, Germania
Conformità CASL (Canada): Blocco email canadesi senza consenso preventivo

Opt-in required countries: Lista aggiornata con requisiti speciali

10.6 Educazione Utenti e Best Practice

Training Obbligatorio per Nuovi Utenti:

GDPR Compliance Course: Modulo formativo su cold email legale
Test finale: Verifica conoscenza prima di attivare funzionalità
Aggiornamenti periodici: Notifiche su cambiamenti normativi

Template GDPR-Compliant:

Libreria template predefiniti: Esempi di email conformi
Content guidelines: Regole per contenuti appropriati B2B
Personalizzazione guidata: Suggerimenti per personalizzazione efficace

Monitoring e Alert:

Dashboard compliance: Metriche bounce rate, complaint rate, response rate
Alert automatici: Notifiche per pattern sospetti o metriche negative

Supporto proattivo: Interventi per migliorare conformità e deliverability

10.7 Gestione Opposizioni e Richieste GDPR

Sistema Centralizzato Opt-Out:

Suppression list globale: Condivisa tra tutti gli utenti AI4Lead
Opt-out permanente: Mai più contattati da nessun utente della piattaforma
Sincronizzazione real-time: Aggiornamenti immediati su tutti gli account

Procedura per Richieste Destinatari:

Forward automatico: Richieste GDPR da destinatari inoltrate a mittente originale
Supporto utenti: Assistenza per gestire correttamente richieste ricevute
Escalation necessaria: Intervento AI4Lead per casi complessi

Documentazione Compliance:

Audit trail completo: Log di tutte le campagne e interazioni
Legitimate Interest Assessment: Documentazione disponibile su richiesta

Legal updates: Aggiornamenti automatici su cambiamenti normativi

11. Cookie Policy

11.1 Cosa Sono i Cookie e Tecnologie Simili

I cookie sono piccoli file di testo che vengono memorizzati sul tuo dispositivo (computer, smartphone, tablet) quando visiti il nostro sito web. Insieme ai cookie, utilizziamo tecnologie simili come:

Pixel di tracciamento (web beacon): Immagini trasparenti per monitoraggio
Local Storage: Archiviazione locale nel browser per preferenze utente
Session Storage: Dati temporanei per la sessione di navigazione corrente
Fingerprinting limitato: Solo per sicurezza anti-frode
Finalità: Questi strumenti ci permettono di riconoscerti durante le visite successive, personalizzare la tua esperienza e migliorare le funzionalità del sito.

11.2 Tipologie di Cookie Utilizzati

Cookie Tecnici (Necessari) – Non richiedono consenso

Questi cookie sono essenziali per il funzionamento del sito e non possono essere disabilitati:

Cookie	Finalità	Durata	Fornitore
ai4l_session	Mantiene la sessione di login	Sessione	AI4Lead
csrf_token	Protezione da attacchi Cross-Site Request Forgery	Sessione	AI4Lead
user_preferences	Preferenze lingua, timezone, layout	1 anno	AI4Lead
security_token	Autenticazione sicura e prevenzione frodi	24 ore	AI4Lead

Cookie Analitici – Richiedono consenso

Utilizziamo cookie analitici per capire come i visitatori interagiscono con il sito:

Cookie	Finalità	Durata	Fornitore	Privacy
_ga_*	Google Analytics – Statistiche anonime utilizzo	2 anni	Google	IP anonimizzato
plausible_*	Plausible Analytics – Statistiche privacy-focused	24 ore	Plausible	No cross-tracking

Cookie di Marketing – Richiedono consenso

Solo se attivati tramite preferenze cookie:

Cookie	Finalità	Durata	Fornitore	Controllo
linkedin_insights	Tracking conversioni annunci LinkedIn	90 giorni	LinkedIn	Opt-out disponibile
google_ads	Remarketing e conversioni Google Ads	30 giorni	Google	Ad Preferences

Cookie di Personalizzazione – Richiedono consenso

Cookie	Finalità	Durata	Fornitore
content_preferences	Personalizzazione contenuti homepage	6 mesi	AI4Lead
ui_customization	Layout personalizzato dashboard	1 anno	AI4Lead

11.3 Cookie di Terze Parti

Servizi Integrati che Possono Installare Cookie:

Google Services:

Gmail API: Cookie tecnici per autenticazione OAuth
Google Analytics: Solo con IP anonimizzato e retention limitata
reCAPTCHA: Protezione anti-spam nei form di contatto

Social Media (solo se condividi contenuti):

LinkedIn: Pulsanti “Condividi” e widget aziendali
Twitter: Tweet embed e pulsanti condivisione

Customer Support:

Intercom/Zendesk: Widget chat assistenza (solo se utilizzato)

11.4 Gestione delle Tue Preferenze Cookie

Banner Cookie (Prima Visita): Al primo accesso al sito, ti presentiamo un banner informativo con opzioni:

✅ Accetta tutti: Abilita tutti i cookie inclusi quelli non tecnici
⚙️ Personalizza: Scegli categorie specifiche di cookie
❌ Solo necessari: Accetta solo cookie tecnici obbligatori

Centro Preferenze Cookie: Accessibile sempre tramite footer del sito – “Gestisci Cookie”:

Visualizzazione dettagliata per categoria cookie
Toggle individuale per ogni tipologia non tecnica
Descrizioni complete di finalità e fornitori
Salvataggio preferenze con applicazione immediata

Impostazioni Browser: Puoi gestire i cookie direttamente dal tuo browser:

Chrome:

Settings > Privacy and Security > Cookies and other site data
Guida Google

Firefox:

Settings > Privacy & Security > Cookies and Site Data
Guida Mozilla

Safari:

Preferences > Privacy > Manage Website Data
Guida Apple

Edge:

Settings > Cookies and site permissions > Manage and delete cookies
Guida Microsoft

11.5 Conseguenze del Rifiuto Cookie Non Tecnici

Cookie Analitici Disabilitati:

✅ Nessun impatto sulla funzionalità del sito
❌ Statistiche meno precise per miglioramenti sito
❌ Meno personalizzazione nell’esperienza utente

Cookie Marketing Disabilitati:

✅ Piena funzionalità mantenuta
❌ Remarketing meno efficace (meno annunci pertinenti)
❌ Nessun tracking conversioni da campagne pubblicitarie

Cookie Personalizzazione Disabilitati:

✅ Servizio completamente utilizzabile
❌ Esperienza meno personalizzata (layout, contenuti)
❌ Preferenze non salvate tra le sessioni

11.6 Cookie e Dati Personali

Cookie che NON contengono dati personali:

Cookie tecnici di sessione (ID anonimi)
Preferenze lingua e layout
Statistiche anonimizzate di navigazione

Cookie che POSSONO contenere dati personali:

Cookie di login (hash ID utente)
Cookie di marketing con identificatori univoci
Cookie di personalizzazione con preferenze utente

Protezione Privacy:

Anonimizzazione IP per Google Analytics
Hashing identificatori per cookie di sessione
Opt-out sempre disponibile per cookie non tecnici

Scadenza automatica secondo policy retention

11.7 Trasferimenti Extra-UE per Cookie di Terze Parti

Google (Analytics, Ads, reCAPTCHA):

Base legale: EU-U.S. Data Privacy Framework + Standard Contractual Clauses
Misure supplementari: IP anonimizzato, data retention limitata
Controlli utente: Google Ad Settings, Google Analytics Opt-out

Altri fornitori terzi:

Valutazione caso per caso di adequacy decisions o SCC
Opt-out disponibile per tutti i trasferimenti non tecnici

Documentazione garanzie: Disponibile su richiesta

11.8 Aggiornamenti Cookie Policy

Modifiche alla Cookie Policy:

Notifica banner per modifiche sostanziali
Email di notifica per utenti registrati (se significative)
Aggiornamento automatico centro preferenze cookie
Rinnovo consenso se necessario per nuovi cookie

Cronologia versioni:

Versione 1.0 (25 ottobre 2025): Prima pubblicazione
Versioni successive documentate con dettaglio modifiche

12. Dati di Terze Parti e Responsabilità dell'Utente

12.1 AI4Lead come Responsabile del Trattamento per Dati Clienti

Quando utilizzi AI4Lead per gestire le tue campagne email e liste contatti, si instaura una relazione di co-responsabilità dove:

Tu sei il Titolare del Trattamento per i dati dei destinatari delle tue email
AI4Lead è Responsabile del Trattamento che elabora i dati per tuo conto
Entrambi abbiamo obblighi specifici di conformità GDPR

12.2 Gestione Dati Liste Contatti

Architettura “No Native Database”:

AI4Lead ha fatto la scelta strategica di NON mantenere un database contatti permanente per massimizzare privacy e conformità:

Import Temporaneo:

Upload solo per campagna specifica con processing just-in-time
Nessuna archiviazione permanente oltre durata campagna
Cancellazione automatica entro 90 giorni da conclusione
Nessuna condivisione tra utenti diversi della piattaforma

Elaborazione Minimale:

Validazione formato email per prevenire errori di invio
Controllo domini consumer per bloccare email B2C
Deduplicazione temporanea per evitare invii multipli
Tracking delivery status per gestire bounce e errori

Vantaggio Privacy:

Riduzione superficie di rischio per data breach
Nessun accesso incrociato ai contatti di altri utenti
Conformità privacy by design con minimizzazione dati
Responsabilità chiara – i dati restano sotto controllo del titolare

12.3 Responsabilità dell'Utente come Titolare del Trattamento

Come utente AI4Lead che carica liste contatti, hai responsabilità diretta e completa per:

Base Giuridica Valida:

✅ Consenso esplicito per email B2C (se applicabile nella tua giurisdizione)
✅ Legittimo interesse documentato per cold email B2B
✅ Contratto esistente per comunicazioni clienti
✅ Obblighi legali per comunicazioni obbligatorie

Raccolta Lecita dei Dati:

✅ Fonti legittime: LinkedIn, siti web aziendali, database verificati
✅ Trasparenza raccolta: Gli interessati sanno che possono essere contattati
✅ Finalità compatibili: Utilizzo coerente con finalità raccolta originale
✅ Dati accurati: Verifica correttezza e aggiornamento informazioni

Conformità Normative:

✅ GDPR per destinatari UE
✅ CAN-SPAM Act per destinatari USA
✅ CASL per destinatari Canada
✅ Direttiva ePrivacy e normative nazionali

Gestione Diritti Interessati:

✅ Informativa privacy accessibile ai destinatari
✅ Opt-out immediato in ogni email inviata
✅ Gestione richieste GDPR (accesso, rettifica, cancellazione)
✅ Registro opposizioni per prevenire reinvii

12.4 Data Processing Agreement (DPA) AI4Lead

Disponibilità DPA Standard:

AI4Lead fornisce un Data Processing Agreement completo che copre:

Ruoli e Responsabilità:

Definizione chiara dei ruoli Titolare-Responsabile
Finalità e mezzi del trattamento per servizi AI4Lead
Categorie dati trattati e tipologie interessati
Durata trattamento e obblighi post-contratto

Misure di Sicurezza:

Misure tecniche implement da AI4Lead
Misure organizzative per protezione dati
Formazione personale e controlli accesso
Incident response e notifiche breach

Sub-responsabili:

Lista aggiornata sub-responsabili autorizzati
Garanzie equivalenti per tutti sub-responsabili
Notifica preventiva per nuovi sub-responsabili
Possibilità opposizione a sub-responsabili specifici

Trasferimenti Internazionali:

Garanzie adeguate per trasferimenti extra-UE
Standard Contractual Clauses quando necessarie
Misure supplementari per paesi problematici

Come Ottenere il DPA:

Download: Disponibile su ai4lead.com/dpa
Email: Richiesta a legal@ai4lead.com
Dashboard: Sezione Legal Documents nell’account

Firma DPA:

Accettazione online: Durante onboarding per nuovi clienti
Firma elettronica: Tramite DocuSign per clienti enterprise
Esecuzione automatica: All’accettazione Termini di Servizio
Nota Importante: Come piccolo team, non possiamo accettare DPA personalizzati dai clienti. Il nostro DPA standard è conforme a tutti i requisiti GDPR ed è stato validato da consulenti legali specializzati.

12.5 Gestione Richieste degli Interessati (Data Subject Requests)

Procedura per Richieste Ricevute da AI4Lead:

Quando un destinatario delle tue email contatta AI4Lead per esercitare diritti GDPR:

Identificazione del Titolare:

- Forward immediato della richiesta all’utente AI4Lead responsabile
- Notifica email con dettagli della richiesta e tempi risposta
- Dashboard alert per evidenziare richieste pendenti

Supporto Tecnico:

- Assistenza per identificare dati specifici nella piattaforma
- Export facilitato dei dati richiesti in formato standard
- Guida procedurale per rispondere correttamente

Monitoraggio Compliance:

- Tracking tempi risposta con alert per scadenze GDPR (30 giorni)
- Template di risposta conformi ai requisiti normativi
- Escalation interna per richieste complesse

Richieste Supportate da AI4Lead:

✅ Accesso ai dati: Export completo dati dell’interessato ✅ Rettifica: Correzione dati inesatti nei nostri sistemi ✅ Cancellazione: Rimozione immediata dai nostri database ✅ Limitazione: Blocco elaborazione senza cancellazione ✅ Portabilità: Export in formato machine-readable

Richieste di Responsabilità dell’Utente:

🔄 Fornitura informazioni: Su fonte raccolta e finalità originali 🔄 Valutazione legittimità: Se sussistono basi giuridiche per mantenere dati 🔄 Comunicazione diretta: Risposta all’interessato entro termini GDPR 🔄 Implementazione: Modifiche nei tuoi sistemi esterni ad AI4Lead

12.6 Controlli Automatici e Limitazioni

Validazione Automatica Liste:

AI4Lead implementa controlli tecnici per supportare la tua conformità:

Filtri Anti-B2C:

Blocco domini consumer: @gmail, @yahoo, @hotmail automaticamente bloccati
Whitelist domini business: Solo domini aziendali verificati accettati
Pattern recognition: Rilevamento email personali anche su domini aziendali

Controlli Qualità Dati:

Email validation: Verifica formato e esistenza mailbox
Bounce detection: Rimozione automatica email non valide
Spam trap detection: Identificazione e blocco trap email
Frequency capping: Limiti automatici per prevenire over-mailing

Geographic Restrictions:

Country-specific rules: Applicazione automatica limitazioni nazionali
Opt-in enforcement: Blocco email per paesi opt-in only
Suppression lists: Liste globali opt-out condivise

Escalation e Alert:

Anomaly detection: Identificazione pattern sospetti nelle liste
Quality score: Punteggio automatico qualità liste caricate
Manual review trigger: Escalation a team per liste problematiche

Account suspension: Per violazioni ripetute dei nostri termini

12.7 Formazione e Risorse per Utenti

Onboarding Compliance:

GDPR Training obbligatorio: Corso interattivo durante setup account
Best practice guide: Documento scaricabile con linee guida
Template conformi: Email template pre-approvati GDPR-compliant
Checklist verifica: Lista controllo prima di ogni campagna

Risorse Continue:

Help Center: Sezione dedicata GDPR con FAQ e guide
Webinar formativi: Sessioni mensili su compliance e best practice
Legal updates: Notifiche automatiche per cambi normativi
Community support: Forum utenti per condivisione esperienze

Supporto Personalizzato:

Compliance consultation: Revisione setup per clienti enterprise
Legal referrals: Network avvocati specializzati per consulenza
Audit support: Assistenza per preparation audit GDPR

Emergency response: Supporto prioritario per data breach o controversie

13. Testimoniale e Recensioni

AI4Lead può pubblicare sui propri siti web, materiali di marketing e canali social:

Cosa Pubblichiamo:

Nome e cognome del cliente
Ruolo professionale e nome azienda
Settore di attività e dimensioni azienda
Testimonianze e recensioni rilasciate
Case study con risultati ottenuti (quando autorizzati)
Foto professionali (solo con consenso esplicito)

Base Giuridica:

Consenso esplicito raccolto tramite form dedicato
Legittimo interesse per testimonianze pubbliche volontarie (es. social media)
Contratto per pubblicazione inclusa nei termini di servizio enterprise

Come Raccogliamo il Consenso:

Email di richiesta specifica dopo risultati positivi della campagna
Form online con opt-in esplicito per pubblicazione
Checkbox dedicata durante onboarding per clienti enterprise
Conferma scritta per case study dettagliati o video testimonial

Tuo Controllo:

Opt-out sempre disponibile: Email a marketing@ai4lead.com
Revisione preventiva: Approvazione bozza prima di pubblicazione
Limitazione utilizzo: Specificare canali o formati autorizzati
Rimozione su richiesta: Cancellazione entro 15 giorni da richiesta

Come Richiedere Rimozione:

Email a: marketing@ai4lead.com con oggetto “RIMOZIONE TESTIMONIAL”
Specificare: Dove pubblicato (sito, social, materiali) e cosa rimuovere
Conferma: Ricezione notifica completamento rimozione

Conservazione:

Durata consenso: Fino a revoca o chiusura account + 1 anno
Archivio storico: Testimonianze archiviate per 3 anni post-cancellazione
Materiali marketing: Aggiornamento entro 30 giorni da revoca consenso

14. Minori

14.1 Età Minima per Utilizzo Servizi

I servizi AI4Lead NON sono destinati a minori di 16 anni (età minima GDPR) o minori di 18 anni per attività commerciali.

Restrizioni di Accesso:

Registrazione account: Richiesta dichiarazione età > 16 anni
Verifiche spot: Controlli casuali per account sospetti
Utilizzo commerciale: Necessaria maggiore età per attività business
Supervisione parentale: Non offriamo servizi con controllo genitori

14.2 Raccolta Accidentale Dati Minori

Prevenzione:

Dichiarazione età obbligatoria durante registrazione
Controlli automatici per pattern comportamentali sospetti
Staff training per identificazione potenziali account minori

Procedura se Scoperta Raccolta Minori:

Sospensione immediata account interessato
Notifica genitori/tutori se identificabili
Cancellazione completa dati entro 72 ore
Documentazione procedura per audit trail

Segnalazione da Genitori/Tutori:

Email dedicata: minors@ai4lead.com
Procedura prioritaria: Elaborazione entro 24 ore
Verifica identità: Documento identità genitore/tutore richiesto
Cancellazione certificata: Conferma scritta completamento

14.3 Protezione Speciale Dati Minori 13-16 Anni

Per la fascia di età 13-16 anni (dove tecnicamente possibile l’utilizzo con consenso genitori):

Non Applicabile: AI4Lead non offre servizi a questa fascia di età nemmeno con consenso parentale, in quanto:

Servizi B2B: Natura commerciale incompatibile con minori
Complessità legale: Variety di normative nazionali su consenso parentale
Responsabilità eccessiva: Risk management non sostenibile per piccolo team

Alternativa Consigliata: Minori interessati all’email marketing possono:

Attendere maggiore età per registrazione indipendente
Utilizzare account familiare sotto supervisione adulto

Formarsi teoricamente tramite risorse educative gratuite online

15. Link a Siti Web di Terze Parti

15.1 Esclusione di Responsabilità

Il nostro sito web può contenere link a siti web di terze parti per:

Fornitori partner e integrazioni tecniche
Risorse educative e materiali di approfondimento
Social media e piattaforme di condivisione
Servizi correlati e tool complementari

Limitazione Responsabilità:

Non siamo responsabili per pratiche privacy di siti esterni
Non controlliamo contenuti o politiche di terze parti
Non garantiamo sicurezza o conformità GDPR di siti collegati

15.2 Raccomandazioni per l'Utente

Prima di Condividere Dati su Siti Terzi:

✅ Leggi privacy policy del sito di destinazione
✅ Verifica reputazione e certificazioni sicurezza
✅ Controlla impostazioni privacy prima di procedere
✅ Limita dati condivisi al minimo necessario

Segnalazione Siti Problematici: Se trovi link a siti con pratiche privacy problematiche:

Email: security@ai4lead.com
Oggetto: “SEGNALAZIONE LINK PROBLEMATICO”
Dettagli: URL e descrizione del problema
Azione: Rimozione link entro 72 ore se confermato

15.3 Gestione Link in Uscita

Controlli Automatici:

Scan periodici per verificare attività siti collegati
Blacklist automatica per domini compromessi o malevoli
Alert security per link verso siti con data breach recenti

Link Sponsorizzati o Affiliati:

Disclosure trasparente quando applicabile
No tracking nascosto attraverso link affiliazione
Opt-out disponibile per tracking pubblicitario correlato

16. Modifiche alla Privacy Policy

16.1 Procedura di Aggiornamento

AI4Lead si riserva il diritto di aggiornare questa Privacy Policy per:

Cambiamenti normativi (nuove leggi, linee guida autorità)
Evoluzioni tecnologiche (nuove funzionalità, integrazioni)
Miglioramenti sicurezza (nuove misure protezione)
Feedback utenti e best practice del settore

16.2 Notifiche delle Modifiche

Modifiche Sostanziali (che impattano diritti utenti):

Pre-notifica 30 giorni via email a tutti gli utenti registrati
Banner prominente sul sito web con dettaglio modifiche
Dashboard notification con richiesta presa visione
Webinar spiegativo per modifiche complesse (clienti enterprise)

Modifiche Minori (correzioni editoriali, chiarimenti):

Notifica email entro 7 giorni dalla pubblicazione
Cronologia versioni disponibile sul sito
Data ultimo aggiornamento sempre visibile in header policy

16.3 Gestione Disaccordo con Modifiche

Opzioni per l’Utente:

Accettazione Implicita:

Continuare utilizzo servizi dopo 30 giorni = accettazione automatica
Nessuna azione richiesta per la maggior parte delle modifiche

Rifiuto Modifiche:

Cancellazione account entro 30 giorni da notifica
Export dati completo gratuito prima della cancellazione
Mantenimento condizioni precedenti fino a termine preavviso
Nessuna penale per cessazione anticipata dovuta a modifiche policy

Negoziazione (Solo Clienti Enterprise):

Discussione modifiche con nostro team legale
Eccezioni limitate per contratti pluriennali significativi
Addendum specifici quando tecnicamente fattibile

16.4 Cronologia Versioni e Trasparenza

Versioning Strutturato:

Numero versione progressive (1.0, 1.1, 2.0, etc.)
Data efficacia e data pubblicazione distinte
Changelog dettagliato per ogni versione
Archive completo versioni precedenti disponibile

Cronologia Corrente:

Versione	Data Pubblicazione	Data Efficacia	Modifiche Principali
1.0	25 ottobre 2025	25 ottobre 2025	Prima pubblicazione completa

Impegno Trasparenza:

Plain language per spiegare modifiche tecniche
Esempi concreti di come modifiche impattano utenti
FAQ dedicate per ogni update significativo
Confronto versioni side-by-side per modifiche maggiori

Accesso Cronologia:

URL permanenti: Ogni versione ha link dedicato immutabile
Download PDF: Versioni archiviate scaricabili per records
API pubblica: Accesso programmatico per clienti enterprise
Notifiche RSS: Feed automatico per aggiornamenti

16.5 Comunicazione Proattiva

Trasparenza Preventiva:

Roadmap privacy: Anticipazioni su modifiche future pianificate
Consultazione utenti: Survey per modifiche che impattano UX
Beta testing: Opt-in per testare nuove funzionalità privacy-related
Community feedback: Forum dedicato per discussione modifiche

Canali di Comunicazione:

Email diretta: A tutti gli account registrati
In-app notifications: Alert nella dashboard utente
Blog aziendale: Post dettagliati per modifiche complesse
Social media: Annunci su LinkedIn e Twitter
Newsletter: Sezione dedicata negli update mensili

Supporto Post-Modifica:

Help desk prioritario per domande su nuove policy
Consultation call gratuita per clienti enterprise
Guide migrazione per adeguarsi a nuovi requisiti
Extension period per implementare modifiche complesse

17. Contatti e Richieste

17.1 Canali di Contatto Dedicati

Data Protection Officer (DPO):

Email principale: dpo@ai4lead.com
Risposta garantita: Entro 72 ore lavorative
Lingue supportate: Italiano, Inglese

Privacy Team:

Email generale: privacy@ai4lead.com
Chat prioritaria: Widget sito con flag “Privacy”
Telefono dedicato: [Numero dedicato privacy] (lun-ven 9-18)

Contatti Postali:

Indirizzo DPO: c/o SWIPE S.R.L., Corso Orbassano 336 – 10137 Torino (TO), Italia
Per raccomandate: Specificare “PRIVACY TEAM – RISERVATO”

17.2 Tipologie di Richieste Supportate

Esercizio Diritti GDPR:

✅ Accesso ai dati (copia completa gratuita)
✅ Rettifica dati inesatti
✅ Cancellazione (“diritto all’oblio”)
✅ Limitazione del trattamento
✅ Portabilità dati
✅ Opposizione al trattamento
✅ Revoca consensi specifici

Richieste Informative:

❓ Chiarimenti su questa Privacy Policy
❓ Dettagli su sub-responsabili e trasferimenti dati
❓ Informazioni su misure di sicurezza implementate
❓ Spiegazioni su legitimate interest assessments

Segnalazioni e Reclami:

🚨 Sospette violazioni sicurezza o data breach
🚨 Problemi con esercizio diritti GDPR
🚨 Comportamenti non conformi di nostro staff
🚨 Issues con fornitori terzi o sub-responsabili

17.3 Procedura Standard per Richieste

Informazioni da Fornire:

Richieste Diritti GDPR:

Dati identificativi: Nome, cognome, email account AI4Lead
Documento identità: Copia documento valido (fronte/retro)
Tipo richiesta: Specifica quale diritto vuoi esercitare
Motivazione: Per opposizione e cancellazione
Preferenze: Formato dati (per portabilità) o modalità comunicazione

Template Email Tipo:

Oggetto: RICHIESTA GDPR – [TIPO RICHIESTA]

Spett.le DPO AI4Lead,

Con la presente richiedo di esercitare il diritto di [ACCESSO/CANCELLAZIONE/etc.]

ai sensi dell’art. [X] del GDPR.

I miei dati identificativi:

– Nome: [Nome Cognome]

– Email account: [email@esempio.com]

– [Eventuali altri dati identificativi]

[Motivazione specifica se richiesta]

Allego copia documento identità per verifica.

Cordiali saluti,

[Firma]

17.4 Tempi di Risposta Garantiti

Tipologia Richiesta	Tempo Risposta	Tempo Esecuzione	Note
Accesso dati	7 giorni	15 giorni	Prima copia gratuita
Rettifica	3 giorni	7 giorni	Se tecnicamente possibile
Cancellazione	7 giorni	30 giorni	Verifica legal obligations
Limitazione	24 ore	72 ore	Blocco immediate
Portabilità	7 giorni	15 giorni	Formato machine-readable
Opposizione marketing	Immediato	Immediato	Unsubscribe automatico
Revoca consenso OAuth	Immediato	24 ore	Invalidazione token

Gestione Richieste Complesse:

Proroga fino a 60 giorni per richieste multiple o complesse
Comunicazione intermedia ogni 15 giorni sullo stato avanzamento
Escalation interna a team legale per casi ambigui
Supporto esterno da consulenti specializzati quando necessario

17.5 Costi e Limitazioni

Richieste Gratuite:

Prima richiesta per ogni tipologia diritto
Richieste motivate da errori nostri o cambi circostanze
Emergenze (data breach, sicurezza compromessa)

Richieste a Pagamento:

Richieste ripetute eccessive: €25 per elaborazione amministrativa
Copie aggiuntive dati: €10 per preparazione manuale
Richieste manifestamente infondate: Possibile rifiuto con spiegazione

Limitazioni Applicabili:

Dati terze parti: Non possiamo fornire dati di altri utenti
Trade secrets: Algoritmi interni e logic business esclusi
Legal privilege: Dati coperti da segreto legale/commerciale
Sicurezza: Informazioni che compromettererebbero sicurezza sistema

17.6 Procedure Speciali

Richieste Urgenti (Data Breach):

Hotline dedicata: [Numero emergenze] 24/7
Email prioritaria: security@ai4lead.com
Escalation immediata: Direttamente a management team
Timeline accelerata: Risposta entro 4 ore, azione entro 24 ore

Richieste da Rappresentanti Legali:

Procura specifica per privacy e protezione dati richiesta
Verifica autorizzazione: Contatto diretto con interessato
Comunicazione parallela: Copia risposta anche a interessato
Extra compliance: Audit trail dettagliato per uso legale

Richieste Posthume:

Verifica decesso: Certificato ufficiale richiesto
Autorizzazione eredi: Documentazione legale successione
Rispetto volontà defunto: Se istruzioni posthume esistenti
Bilanciamento interessi: Famiglia vs privacy defunto

Richieste Cross-Border:

Coordinamento autorità: Con Garanti altri paesi UE
Mechanism One-Stop-Shop: Per servizi multi-paese
Traduzioni ufficiali: Per documenti in lingue estere
Local law compliance: Rispetto specificità nazionali

18. Conformità Google API Services - Dichiarazione Ufficiale

18.1 Dichiarazione di Conformità (in Inglese)

AI4Lead’s use of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

AI4Lead’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

18.2 Traduzione in Italiano

L’utilizzo da parte di AI4Lead delle informazioni ricevute dalle API Google sarà conforme alla Politica sui dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di uso limitato.

L’utilizzo e il trasferimento da parte di AI4Lead a qualsiasi altra app delle informazioni ricevute dalle API Google saranno conformi alla Politica sui dati utente dei servizi API di Google, inclusi i requisiti di uso limitato.

18.3 Specifiche di Conformità Implementate

Limited Use Requirements Compliance:

Limitation of Use: I dati Gmail sono utilizzati solo per fornire funzionalità esplicite di AI4Lead
Prohibition on Transfer: Nessun trasferimento, vendita o cessione dati Gmail a terze parti
Prohibition on Human Access: Accesso umano limitato ai casi specifici documentati nella Sezione 3.4
Prohibition on Use for Personalized Advertising: Zero utilizzo per pubblicità personalizzata
Security Requirements: Crittografia, controlli accesso, audit trail implementati

Continuous Compliance Monitoring:

Policy updates tracking: Monitoraggio automatico aggiornamenti Google policy
Compliance audits: Review trimestrale conformità ai requisiti
Staff training: Formazione continua team su Google API requirements
Documentation maintenance: Aggiornamento documentazione per riflettere cambiamenti

19. Entrata in Vigore e Validità

19.1 Date di Riferimento

Data di Primo Rilascio: 25 ottobre 2025

Data di Entrata in Vigore: 25 ottobre 2025

Data Ultimo Aggiornamento: 25 ottobre 2025

19.2 Applicabilità

Questa Privacy Policy si applica a:

Tutti gli utenti di AI4Lead.com registrati dal 25 ottobre 2025
Utenti esistenti dal momento della loro prima accettazione post-pubblicazione
Tutti i trattamenti dati effettuati tramite la piattaforma AI4Lead
Tutti i servizi collegati e sotto-domini di AI4Lead

19.3 Conformità Normativa

Questa Privacy Policy è redatta in conformità con:

GDPR – Regolamento (UE) 2016/679
Codice Privacy italiano – D.Lgs. 196/2003 come modificato
Direttiva ePrivacy – 2002/58/CE
Google API Services User Data Policy
Best practice EDPB e linee guida Garante italiano